Tijd kopen?

In deze blogreeks houden we enkele interviews met de mannen en vrouwen achter de Marsmannen. Zij zullen vragen beantwoorden over verschillende marketing-en salesgerelateerde topics. Vandaag vertelt Steff over tijd kopen.

Op welke manier of manieren kan je als ondernemer kostbare tijd besparen?

Iedereen kent de uitspraak wel “ tijd is geld”. Tijd is het kostbaarste goed wat we hebben. Als ondernemer is het met andere woorden zeer belangrijk om bewust om te gaan met jouw tijd, maar ook de tijd van je mensen en de tijd die je in je organisatie steekt. Dat is de reden waarom elke organisatie, elk bedrijf, streeft naar efficiëntie. Efficiëntie wil zeggen hoe je het maximale kan doen in zo weinig mogelijk tijd. Als je bijvoorbeeld kijkt naar autofabrikant Ford. Zij konden vroeger een auto maken in 6 weken door zeer deskundige mensen. Door het hele systeem op zijn kop te zetten en het hele proces anders te organiseren waarbij laaggeschoolde mensen een eenvoudige handeling konden doen en dat op een loopband te zetten, kon een auto in uren geproduceerd worden wat de kostprijs enorm naar beneden hielp maar tegelijk de productiecapaciteit de hoogte in joeg.

Als ondernemer is het dus een voortdurende oefening om na te denken hoe je efficiëntie kan inbouwen in jouw business systeem zodanig dat je met het minimum van inspanning het maximum aan resultaat kan bereiken. Dat lukt natuurlijk niet altijd want soms zit je in een context die zeer volatiel en moeilijk te voorspellen is waardoor je als het ware vast geijkt zit met je proces en het lastig is om daar mee om te gaan. Dit is wat we gezien hebben in de auto-industrie waarbij de chipfabricatie zorgde voor grote supply chain problemen omdat ze de grondstoffen niet konden krijgen met als gevolg dat veel autofabrikanten hun productie moesten verlagen of zelfs stopzetten.

Het is dus een voortdurende oefening die zelfs al start als zelfstandige. Laat ons het voorbeeld nemen van een copywriter. Als copywriter verkoop je vaak je tijd in uren. Je wordt betaald voor gesprekken met klanten, voor het onderzoek die je voert, voor het schrijven van de tekst zelf,… Uiteindelijk ben je ettelijke uren bezig aan een bepaald uurtarief om tot de tekst te komen die je voor ogen had. Maar als je steeds op die manier te werk gaat en niet gaat nadenken over hoe je dit proces efficiënter kan maken opdat je hetzelfde resultaat kan krijgen met minder inspanning, zal je in een soort routinewerk raken met als gevolg dat je het gevoel gaat hebben dat je een slaaf bent van je eigen tijd. Dat is niet interessant, want zo ga je geen vrije tijd meer hebben en het gevoel hebben om steeds te moeten werken omdat je anders geld verliest.

Je moet dus marge kunnen inbouwen om ook eens een momentje voor jezelf te hebben, om eens na te denken over de volgende stappen in jouw leven, in jouw business, want ook dat kost tijd. Efficiëntie inbouwen betekent, om verder te gaan in het verhaal van een copywriter, om zaken zoals het voorbereidende onderzoek uit te besteden aan personen die dat misschien beter en sneller zullen doen zodat jij meer tijd hebt voor andere zaken. Dat is efficiëntie inbouwen. Zo koop je tijd, want jij verkoopt je tijd aan 100€, maar koopt ze aan voor 35€. Dan creëer je een marge van 65€. Daarom is het ook interessant om daar de mindset van een ondernemer aan te nemen om op die manier efficiënter te werk te gaan.

Op welke vlakken verliezen ondernemers dan veel te veel tijd volgens jou?

Het zit vaak in de kleine dingen, dingen die vaak misschien niet eens zichtbaar zijn.

Eind vorig jaar gaven we training aan een multinationale onderneming, waar we het commercieel team coachten, met de insteek om de onderlinge communicatie te gaan ondersteunen aan de hand van Microsoft Teams omdat de mensen vaak remote moesten werken. Op een bepaald moment zei iemand dat ze geen Microsoft Teams hadden maar wel nog werkten met Windows Business Server 2003, een systeem die bijna 20 jaar is. De rationale hierachter was dat IT een kost was en dat ze het nog altijd konden doen met software die ze kenden en die niet al te veel opleiding vergde. Dat gaf rust in de organisatie want mensen kenden de software en het werkte nog altijd. Zij zagen IT dus als kost met als gevolg dat er enorm veel kosten gegenereerd werden want de mensen van het commercieel team hun dagelijkse driver voor planning was Outlook versie 2003. Tegelijk hadden ze ook een CRM systeem die werd gebruikt door het management om de sales op te volgen en de commerciële pipeline te managen. Hierdoor moest het salesteam de planning die ze hadden gemaakt via Outlook 2003 copy pasten naar het CRM systeem. De kosten, meer bepaald de personeelskosten, die hiermee verbonden waren, waren niet te overzien. En dat is een zonde van de tijd en het geld.

In een grote organisatie moesten alle verschillende departementen goed aan elkaar hangen en kunnen samenwerken. Eens om de 2 weken werd er een lunchoverleg gehouden waarbij ze vergaderden om alles op elkaar af te stemmen. Aangezien dit tijdens de lunchpauze was, werden ze hiervoor niet betaald, maar ter compensatie kregen ze gratis broodjes van het bedrijf. Op een bepaald moment komt er een nieuwe CFO met als opdracht om kosten te besparen. Hij kijkt naar de boekhouding, ziet de kosten voor broodjes en beslist om deze kost te schrappen. De mensen komen op hun vergadering maar merken dat er geen broodjes aanwezig zijn doordat dit niet meer mocht van het bedrijf. Het gevolg hiervan was dat de mensen niet meer vergaderden met als gevolg dat mensen gedemotiveerd raakten en het niet meer zagen zitten om te vergaderen. Dat had op zijn beurt als gevolg dat er geen afstemming meer was, dat er fricties ontstonden, er werd steeds meer naast elkaar gewerkt,… Die plooien werden nooit meer glad gestreken, sterker nog, er begon sub optimalisatie te ontstaan waardoor je teams hebt die enkel voor hun ding gingen ten koste van een ander departement. Dit zorgde dan ook voor dubbel werk omdat er simpelweg niet meer werd afgestemd. Die ene beslissing heeft dus een zodanige kost gegenereerd dat ze het jaar erop stevig in de rode papieren zaten.

Soms moet je er als ondernemer bewust van zijn dat iets geld kost, maar moet je ook gaan kijken wat de revenu is, want er is altijd een balans.

Is tijd dan te koop volgens jou? En zo ja, hoe?

Tijd is te koop, sterker nog, er wordt maar één ding ter wereld verkocht en dat is tijd. Het gaat niet over grondstoffen of over producten, maar over tijd.

Als je een software pakket nodig hebt kan je twee dingen doen. Je kan het enerzijds zelf gaan programmeren, hetgeen tijd en onderhoud zal vergen, ofwel kan je je abonneren op een cloud oplossing die net hetzelfde doet en waarbij andere mensen dit voor jou doen ,en zelfs voor 10.000 anderen, waardoor dit voor hen een superefficiënt proces wordt zodanig dat de kostprijs die ze kunnen aanbieden slechts een fractie is van de tijd en de kost die jij daar zou insteken. Al kost dit 100€ per maand, als dit een optimalisatie is voor jouw tijd dan is het een interessante deal.

Dat geldt ook voor grondstoffen. Stel dat je barium nodig hebt om een gsm te maken, dan kan je dat kopen op de markt tegen een bepaalde prijs of je kan het zelf gaan ontginnen en licenties moeten aanvragen, etc… Dat kost ook tijd. Als bedrijf kun je dus altijd de afweging maken om het zelf te doen, hetgeen tijd en middelen zal kosten of door het ergens aan te kopen zodat je tijd er niet hoeft in te steken. Dat is de hele filosofie achter supply chain. Wat kan je uitbesteden zodanig dat je daar tijd kan optimaliseren?

Is het dan niet logisch dat bedrijven meer gaan uitbesteden om tijd en kosten te besparen?

Het klinkt inderdaad logisch, maar ook kapitaal is niet oneindig. Als je systeem goed werkt, werkt het zo dat hetgeen je koopt altijd een tijdsefficiëntie met zich meebrengt. Om een voorbeeld te geven:

Stel dat je een fietsenbouwer bent die alle fietsen volledig zelf maakt en waarbij je zo een 5 fietsen per jaar kan produceren. Je zou dan kunnen nadenken om je anders te gaan organiseren zodanig dat diezelfde fiets even kwalitatief kan gebouwd worden aan een fractie van die kostprijs. Dat is efficiëntie en iets waar je voortdurend over moet nadenken.

Het kan zijn dat je dingen thuis doet of dingen uitbesteed, je moet gewoon de afweging maken wat dit voor jou zal opleveren in termen van tijd.

• “Welke tijd win ik hiermee?”

Meer tijd wil dus zeggen dat je je capaciteit verhoogt hetgeen wil zeggen dat je meer producten of diensten kan verkopen. Alles heeft dus met tijd te maken.

Wij, met de Marsmannen, verkopen tijd. Mensen stappen in bij onze formules om tijd te besparen. De tijd die dan vrijkomt zullen ze kunnen gebruiken om andere zaken te doen.

Heb je zelf ook momenten meegemaakt waarin je merkte dat je te veel tijd verspilde?

Absoluut. Ikzelf gebruik nu het pareto-principe waarbij ik 20% van mijn tijd reserveer aan mijn onderneming. De resterende 80% gebruik ik om te werken in mijn onderneming. Die 80% genereert opbrengst en de 20% tijd genereert systeem en efficiëntie. In die tijd bouw ik systemen op en dat is een competentie die ik heb omdat ik dat snel en efficiënt kan doen en het kost mij enkel de tijd die ik er hoef in te steken. Ik kan ook zeggen om dat uit te besteden, en ik heb dat nog gedaan, maar dat is een overweging die je op dat moment moet maken. Die tijd heb ik ter beschikking omdat wij op andere vlakken al hyperefficiënt te werk gaan. Dat is ook de kracht die je dan hebt als organisatie want je hangt niet af van anderen voor bepaalde zaken.

Bestaat er dan zoiets als te veel uitbesteden?

 Zeker en vast. Je moet altijd kijken wat de core is van je organisatie en dat in huis houden. De core is wat je zelf al hyperefficiënt doet, waarin je zelf toegevoegde waarde kunt geven. Sommige mensen gaan dingen uitbesteden die core zijn om dan op een bepaald moment te moeten vaststellen dat ze hun core kwijt zijn. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Apple bijvoorbeeld maakte tot 2020 gebruik van Intel chips in hun computer. Intel had supply chain problemen en ook technologische problemen. Ze waren namelijk tegen hun limiet aangelopen wat betreft de compactheid van hun chips die niet onder de 10 nanometer geraakten ondanks alle beloftes die ze hadden gemaakt. Apple ontwikkelde reeds 10 jaar zelf chips voor hun Ipads die veel efficiënter waren, minder energie verbruikten en beduidend onder de 10 nanometer zaten. Toen vroegen ze zich af welk effect het zou geven om die chips ook te gebruiken voor hun computers. En dat werkte, hetgeen heeft gezorgd voor de doorbraak van de computers bij Apple sinds vorig jaar. Dit is dus een voorbeeld waarin ze zaken hebben uitbesteed die ze, zonder het zelf te weten, even goed zelf konden doen.

Tot slot, heb je nog een paar tips voor de lezer?

Wel, ten eerste moet je je als ondernemer bewust zijn van tijd en efficiëntie inbouwen waar het kan. Dit wil dus ook zeggen dat je zal moeten leren om uit te besteden wat niet core is zodanig dat hetgeen waar je het meeste toegevoegde waarde op kunt leveren, core blijft.

Daarnaast moet je je er ook van bewust zijn dat er maar één ding verhandeld wordt, namelijk tijd.

Als laatste tip zou ik willen meegeven dat je je er dan ook bewust van moet zijn dat jijzelf tijd verkoopt zodat het voor de klant duidelijk is dat jij het beter kan doen, sneller kan doen, efficiënter kan doen, dan zijzelf. Dus je koopt tijd.

Geldt dit dan ook voor producten of enkel voor diensten?

Bij producten geldt dit ook. Stel dat je op zondag een gebraden kip wilt eten. Dan moet je kijken in de winkel om een gebraden kip mee te nemen, je moet die kruiden, in het spit gaan steken. Dat kost allemaal tijd voor één gebraden kip. Wat je ook kan doen is zondagochtend simpelweg naar de markt gaan en een gebraden kip kopen. Dat bespaart tijd.